Mailen doen we in overvloed. Privé, maar ook zeker zakelijk. Een factuur verzenden we liever niet meer per post. Contracten ondertekenen we digitaal. Een e-mail gaat veel sneller en bespaart ons weer een postzegel. Waarschijnlijk weten we lang niet allemaal meer waar de dichtstbijzijnde brievenbus zit, of hoeveel de huidige postzegel kost. Gister hoorde ik tot mijn grote verbazing een 20-jarig meisje zelfs de vraag stellen waar een brievenbus überhaupt voor dient.
Naast de overduidelijke voordelen levert de toename van communicatie per e-mail ook zichtbare valkuilen op. Uit diverse onderzoeken blijkt dat over het algemeen brieven vollediger zijn dan e-mails. Geen vreemde constatering, want we weten dat e-mails vaak beknopter zijn dan brieven. Dat is wat we willen.
Het risico onvolledig te zijn komt alleen al voort uit het gebrek aan algemene regels. De heldere standaardopbouw van brieven is eenieder bekend. Dit leren we op de basisschool. Reeds voor de aanhef hebben we de lezer van veel informatie voorzien. Het adres van zowel zender als ontvanger, plaats, datum en onderwerp staan standaard genoteerd boven je brief. Het invullen of bijwerken van deze gegevens motiveert om volledig te zijn. Wat heeft de lezer nog meer nodig? Sneller worden boekingsgegevens, ticket- of factuurnummers opgenomen in de brief. Door de beperkte duidelijke regels voor het opstellen van een e-mail ‘doen mensen vaak maar wat’.
Over het algemeen zijn brieven langer dan e-mails. E-mails lezen en schrijven we sneller dan brieven, dus we zorgen ervoor dat alleen relevante informatie met de lezer wordt gedeeld. Het lukt ons echter niet altijd te bepalen wat daadwerkelijk relevant is. Door de vluchtigheid van communicatie per e-mail, zenden we over het algemeen meer over en weer om volledige informatie te achterhalen.
Een brief stellen we dus veel bewuster op. We vinden het vrij logisch een brief eerst door een ander te laten lezen, maar een e-mail sturen we zo de deur uit. Terwijl de lezer van je e-mail diezelfde klant, opdrachtgever, of manager is.
Hoe dan wel? Lees binnenkort een aantal tips om je op weg te helpen bij een goede (zakelijke) e-mail.
