Als nieuwe medewerker bij een bedrijf heb je een bankpas nodig. Je doet een aanvraag bij de bank en binnen enkele dagen ontvang je een formulier dat door jouw werkgevers getekend dient te worden. Het formulier ligt klaar op kantoor en enkele dagen later is het formulier door iedereen ondertekend. Je stuurt de overeenkomst per e-mail retour en krijgt na twee dagen een bericht waarin staat dat de plaats en datum ontbreken bij de handtekening. Netjes vullen jullie deze aan en stuur je de overeenkomst opnieuw terug. Een week later ligt de bankpas op de deurmat. Deze moet alleen nog geactiveerd worden. Jammer genoeg is de afgelopen weken het nodige werk blijven liggen.
Wachttijd ontstaat door een gat tussen twee processtappen. In bovenstaand geval een gat tussen het moment van aanvraag en de ontvangst van een bankpas. Vaak wordt wachttijd opgevuld met activiteiten die geen waarde toevoegen in het proces. Mogelijk ben je afhankelijk van hetgeen waarop gewacht wordt en kan daardoor niet verder worden gewerkt.
Wachten als verspilling vanuit lean-perspectief ontstaat vaak doordat een proces niet goed doorloopt. Een ‘simpele’ oplossing is activiteiten op elkaar aan laten sluiten. Echter, wanneer de uitvoering van taak 2 afhankelijk is van het resultaat van taak 1, ontstaat mogelijk een uitdaging. Een andere wellicht logische oplossing is het praktisch opvullen van je wachttijd. Wat kan wél opgepakt worden? Kan het proces anders ingericht worden waardoor je wél door kunt?
Deze vorm van verspilling kan zich op verschillende manieren manifesteren. In de basis houdt wachten in dat een persoon of machine wacht op voltooiing van de voorafgaande processtap. Men kan wachten op antwoord van een derde, je kan wachten op een beslissing, een handtekening, autorisatie of iemand anders van wie je afhankelijk bent. Denk aan die training die je volgt. Je pauze duurt tot half twee en toch zijn er altijd mensen die om half twee nog dat kopje koffie willen halen of naar de wc moeten.
Misschien wacht je op een document dat nog teruggebracht wordt, materiaal dat moet worden aangeleverd of informatie waarvan je afhankelijk bent. Wellicht wacht je op een programma dat tijd nodig heeft om op te starten. Wat doe je wanneer jouw computer vijf minuten nodig heeft om op te starten. Ga je naar je scherm zitten staren? Haal je een kopje koffie? Of is het mogelijk alvast een taak op te pakken waarvoor je geen computer nodig hebt?
Wachttijd is niet altijd te voorkomen. De vraag is wat je ermee doet en hoe creatief je bent bij het vinden van een praktische invulling.
